Digitally Born Records: Acquisition, Long-Term Preservation and Confirmation of Long-Term Legal Validity
DOI:
https://doi.org/10.33700/2670-451X.27.1.183-191(2017)Keywords:
electronic record, acquisition, stock-taking, usage of archival records, cloudy service, archival repository, long-term preservation, legal validityAbstract
The article is devoted to the identification and possible solution of problems associated with transfer of digitally born (electronic) records to archives, ensuring their long-term preservation, integrity and legal significance for further use. The author notes that at present conceptual approaches to the construction of a system for the acquisition of electronic records by state archives, organization of their stock-taking, storage and use have been developed. These archival processes are supposed to be performed in four stages. For the storage of electronic records, it is planned to create a centralized repository of electronic documents based on the cloud service. However, a number of issues still require a solution. Some of them are in the legal sphere, others are of a technological nature. The traditional problem for archivists is the limited financial resources necessary to implement the plan.
Downloads
References
Указ Президента Республики Беларусь от 4 апреля 2013 г. № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые Указы Президента Республики Беларусь». (2013). Available at http://www.pravo.by/upload/docs/op/P31300157_1365195600.pdf (accessed on 11.04.2017).
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 23 марта 2016 г. № 235 «Об утверждении Государственной программы развития цифровой экономики и информационного общества на 2016 - 2020 годы».(2016). Available at http://www.government.by/upload/docs/file432d0daad31271d8.PDF (accessed on 11.04.2017).
Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь. Electronic resource. Available at http://archives-online.becloud.by/ (accessed on 11.04.2017).
Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь. Electronic resource. Available at http://archives.gov.by/index.php?id=24 (accessed on 11.04.2017).
Носевич В., Сигневич Л. (2015). Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь. In: Архівы і справаводства, № 1, pp. 72-79.
Носевич В., Сигневич Л. (2017). Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь внедрена в эксплуатацию и активно заполняется информацией. In: Архівы і справаводства, № 1, pp. 69-75.
Закон Республики Беларусь Об электронном документе и электронной цифровой подписи. (2009). Available at http://pravo.levonevsky.org/bazaby/zakon/zakb0709.htm (accessed on 12.04.2017).
Закон Республики Беларусь Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь. (2011). Available at http://www.pravo.by/main.aspx?guid=4061&p0=2011&p1=136 (accessed on 12.04.2017).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (2016). Минск: БелНИИДАД.
Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов. (2012). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, № 58.
Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций. (2012). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, № 58.
Rybakou, A. (2015). Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records: the Belarusian Experience. In: Atlanti: Review for modern archival theory and practice, vol. 25, № 1, pp 61-70.
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 225 «О внесении изменений и дополнений d постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4». (2015). Available at http://www.pravo.by/document/?guid=12551&p0=W21630557&p1=1 (accessed on 12.04.2017).
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 226 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. № 120». Available at http://www.pravo.by/document/?guid=12551&p0=W21630552&p1=1 (accessed on 12.04.2017).
СТБ 2402-2015: Государственный стандарт Республики Беларусь. Документы электронные. Порядок хранения и использования сертификатов открытых ключей и отозванных сертификатов в качестве доказательства. (2015). Минск: Госстандарт.
СТБ 2403-2015: Государственный стандарт Республики Беларусь. Документы электронные. Форматы электронных документов для офисной работы и хранения электронных документов в архиве. (2015). Минск: Госстандарт.
СТБ 2404-2015: Государственный стандарт Республики Беларусь. Документы электронные. Порядок защиты, учета, хранения и использования электронных документов в архиве. (2015). Минск: Госстандарт.
СТБ 2405-2015: Государственный стандарт Республики Беларусь. Документы электронные. Создание копии электронного документа на бумажном носителе и порядок ее удостоверения. (2015). Минск: Госстандарт.
СТБ 2406-2015: Государственный стандарт Республики Беларусь. Документы электронные. Политика долговременного хранения электронных документов в архивах. (2015). Минск: Госстандарт.
СТБ 2407-2015: Государственный стандарт Республики Беларусь. Документы электронные. Создание электронной копии документа на бумажном носителе и порядок ее удостоверения. (2015). Минск: Госстандарт.
Носевич В. (2016). Как обеспечить архивное хранение электронных документов. In: Архівы і справаводства, № 4, pp. 83-94.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2010 г. № 1086 «Об утверждении Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном сителе». (2010). Available at http://expert.by/EC/monitorings/144085.txt (accessed on 12.04.2017).
Lajos Körmendy. (2015). Information Society, E-records and the New Archival Science. In: Atlanti: Review for modern archival theory and practice, vol. 25, № 1, pp. 141-152.
