Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records: the Belarusian Experience
DOI:
https://doi.org/10.33700/2670-451X.25.1.61-70(2015)Keywords:
electronic record, record in electronic form, records management, appraisal, storageAbstract
The article is devoted to the new challenges that archives faced during the last twenty years: how to manage E-records, what are the principles and criteria of their appraisal, how to transfer the most valuable E-records to archives and to insure their long-term preservation. The author discovers the solutions of the mentioned problems implemented in the national legislation, reveals the techniques and practices used. In spite of the huge number of legislative acts the problems still remain. The author notes that archivists in their work with Erecords strongly depend upon the hardware and software used for creating and operating E-records, but that does not mean they should stay outside the process. They should feel free to state their demands and to warn about the danger of loss of documents and information if ignored. The quality solutions of the problems are possible only on the basis of close cooperation of records managers, archivists and specialists in the sphere of information technologies.
Downloads
References
СТБ 2059-2013 Государственный стандарт Республики Беларусь. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (2013). Минск: Госстандарт.
ISO 15489-1:2001(E) International standard. Information and documentation - Records management - Part 1: General. (2001). Available at http://www.wgarm.net/ccarm/docs-repository/ISO-15489-Information-and-documentation%E2%80%93records-management.html (accessed on 28.05.2015).
Закон Республики Беларусь Об электронном документе и электронной цифровой подписи. (2009). Available at http://pravo.levonevsky.org/bazaby/zakon/zakb0709.htm (accessed on 28.05.2015).
Закон Республики Беларусь Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь. (2011). Available at http://pravo.newsby.org/belarus/zakon0/z194.htm (accessed on 28.05.2015).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (2012). Минск: БелНИИДАД.
Гражданский кодекс Республики Беларусь. (1998). Available at http://www.pravo.by/world_of_law/text.asp?RN=hk9800218 (accessed on 28.05.2015).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. (2015). Минск: БелНИИДАД.
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций. (2012). Минск: БелНИИДАД.
Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов. (2012). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, N. 58.
Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций. (2012). Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, N. 58.
Rybakou, A. (2012). The expierence of managering documents on new media in Belarus: modern challenges to archives. In: Atlanti: Review for modern archival theory and practice, vol. 22, N. 2, pp. 17-28.
