Management of Sensitive Data and Archival Finding Aids

  • Miroslav Novak Regional Archives Maribor, Slovenia
Keywords: archival material, archival data, sensitive data, protection, archival information system

Abstract

The management of sensitive data in the archival material and in the archival finding aids generate different complex archival professional and technical questions. These are related to legal, ethical, technological, procedural and other aspects of describing the archival material in modern archival institutions. The author presents the methods of passive and active metadata protection of sensitive data, which are implemented in Slovenian public archives. At the same time, he also points out some practical and operative deviations from the system of sensitive data management in the archives and which has the negative influence on the development of those archival professional activities.

References

Cvelfar, B. (2015). O dostopnosti arhivskega gradiva v javnih arhivih pred in po uveljavitvi ZVDAGA-A. Arhivi na razpotju : zbornik referatov : 27. zborovanje, str. 8-17. Pridobljeno 5.7.2018 iz http://www.arhivsko-drustvo.si/dokumenti/Zborniki/27_zborovanje-internet.pdf.

Deklaracija. (2011). Universal Declaration on Archives. Adopted at the General Assembly of the International Council on Archives, Oslo, September 2010. Endorsed by 36th Session of the General Conference of UNESCO Paris. Pridobljeno 4.7.2018 iz http://www.ica.org/en/universal-declaration-archives-adopted-annual-general-meeting-oslo.

Hajtnik, T., Škoro Babić, A. (2018). Ali nam lahko pri vrednotenju in odbiranju elektronskega gradiva pomaga tehnologija? V: Moderna arhivistika : časopis arhivske teorije in prakse, letn. 1, št. 1, str. 169-196. Pridobljeno 4.7.2018 iz http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/radenci_20181/1_2018_169-196_%C5%A0koro.pdf.

Jenuš, G. (2014). Varovanje občutljivih osebnih podatkov v arhivskem gradivu jugoslovanske tajne politične policije. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Arhivi v globalni informacijski družbi: zbornik mednarodne konference, Radenci, 2. - 4. april 2014, str. 31-45. Pridobljeno 15.7.2018 iz http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/radenci2014/04_jenus_2014.pdf.

Jenuš, G. (2016). Digitalizacija in anonimizacija arhivskega gradiva, ki vsebuje z arhivskim zakonom varovane kategorije podatkov. V: Doksis 2016 by Media.doc. Posvetovanje Sodobno upravljanje e-dokumentov (25; 2016 ; Ljubljana), str. 66-74. Pridobljeno 6.7.2018 iz http://media-doc.si/wordpress/wp-content/uploads/2016/11/66_Jenus.pdf.

Kodeks etike. (1997). Code of Ethics. ICA Bulletin, No. 47 (1997-1). Pridobljeno 4. 7. 2018 iz http://www.pokarh-mb.si/si/p/1/17/kodeks-etike.html.

Načela dostopnosti. (2012). Principles of Access to Archives, Adopted by the AGM on August 24, 2012. Pridobljeno 4.7.2018 iz https://www.ica.org/en/principles-access-archives.

Novak, M. (2016). Klasična in nova paradigma varovanja občutljivih podatkov v arhivih. Atlanti, letnik 26, številka 1, str. 55-63. Pridobljeno 15.7.2018 http://www.dlib.si/?URN=URN:NBN:SI:doc-A0ML0HY0.

Podatkovna zbirka Arhiva Republike Slovenije. Pridobljeno 16.7.2018 iz http://arsq.gov.si/Query/suchinfo.aspx.

Podatkovna zbirka slovenskih regionalnih arhivov SIRAnet. Pridobljeno 16.7.2018 iz http://www.siranet.si/suchinfo.aspx.

Popovici, B.F. (2016). Records in contexts : towards a new level in archival description? V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Popisovanje arhivskega gradiva : zbornik mednarodne konference, Radenci, 13.-15. april 2016, str. 13-31. Pridobljeno 16.8.2016 iz http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/Radenci/radenci_2016/013-031_popovici_2016.pdf.

Štrumbl, Ž., Šmid, G. (2017). Varstvo arhivskega gradiva z občutljivimi osebnimi podatki v Republiki Sloveniji, v nekaterih državah Evropske unije in v nekaterih novonastalih državah nekdanje Jugoslavije. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Digitalno in digitalizirano. Arhivsko gradivo včeraj, danes in jutri : zbornik mednarodne konference. Radenci, 5.-7. april 2017, str. 231-252. Pridobljeno 16.8.2016 iz http://www.pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/Radenci/radenci_2017/17_strumbl_smid_2017.pdf.

ZAGOPP. (2016). Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta. Uradni list RS, št. 85/16. Pridobljeno 3.7.2018 iz http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO7541.

ZVDAGA. (2006). Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Uradni list RS, št. 30/06. Pridobljeno 3.7.2018 iz https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2006-01-1229?sop=2006-01-1229.

ZVDAGA-A. (2014). Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Uradni list RS, št. 51/14. Pridobljeno 3.72018 iz https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina?urlurid=20142170.

ZVOP-1. (2007). Zakon o varstvu osebnih podatkov. št. 94/2007. Pridobljeno 3.72018 iz http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200794&stevilka=4690.

Published
2018-11-12
How to Cite
Novak, M. (2018). Management of Sensitive Data and Archival Finding Aids. Atlanti, 28(2), 33-41. https://doi.org/10.33700/2670-451X.28.2.33-41(2018)